Databehandleraftale

Sidst opdateret den 27. november 2024

Databehandleraftale
1. Præambel
2. Rettigheder og forpligtelser
3. Databehandlerens instruks
4. Behandlingssikkerhed
5. Underdatabehandlere
6. Overførsel til tredjelande
7. Bistand til den dataansvarlige
8. Underretning om brud
9. Sletning/anonymisering af data
10. Revision, herunder inspektion
11. Ikrafttræden og ophør
12. Ændringer
13. Ansvar
14. Lovvalg og værneting
Bilag A
Bilag B

Databehandleraftale

Denne databehandleraftale ligger til grund for den behandling af persondata, som Culturequest foretager på vegne af dig som kunde. Databehandleraftalen træder i kraft, idet du opretter dig som kunde og bruger på platformen.

Aftalen er mellem:

Dataansvarlig:

Henviser til dig som virksomhed eller organisation, som gør brug af Culturequest platformen.

Databehandler:

Culturequest ApS
Johan Wilmanns Vej 23 2 th
2800 Kongens Lyngby
CVR-nr 44750538

Kontakt: info@culturequest.io

(Databehandleren og Dataansvarlig betegnes i det følgende hver for sig som en “Part” og tilsammen som “Parterne”)

1. Præambel

1.1 Definitionen af “personoplysninger”, “særlige kategorier af personoplysninger” (følsomme oplysninger), “databehandling”, “den registrerede”, “dataansvarlig” og “databehandler” er den samme som anført i databeskyttelsesforordningen.

1.2 Formålet med denne databehandleraftale er at sikre parternes efterlevelse af gældende databeskyttelseslovgivning og dokumentere den dataansvarliges instruks til databehandleren. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at sikre den dataansvarliges brug af applikationen Culturequest som yderligere beskrevet i Culturequests betingelser.

1.3 Denne databehandleraftale fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

1.4 Denne databehandleraftale har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende behandling af personoplysninger, for så vidt angår Culturequests betingelser eller andre aftaler gældende parterne imellem. Databehandleraftalen er gældende mellem parterne, så længe den dataansvarlige abonnerer på Culturequest.

1.5 Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren yderligere er pålagt efter gældende databeskyttelseslovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

2.1 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brug af Culturequest applikationen sker i overensstemmelse med GDPR art. 24, anden EU-ret eller national ret samt denne databehandleraftale.

2.2 Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Det er hertil alene under den dataansvarliges kontrol, hvilke personoplysninger der behandles, herunder indtastes og genereres i Culturequest applikationen.

2.3 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at der eksisterer et lovligt behandlingsgrundlag for behandlingen og videregivelsen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage, herunder videregivelse til de underdatabehandlere, som databehandleren benytter, og som til enhver tid er oplistet i Bilag B.

2.4 Den dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de personoplysninger, som behandles af databehandleren.

2.5 Den dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder, for så vidt angår behandlingen af personoplysninger.

2.6 Den dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelse over for de registrerede vedrørende behandlingen af personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

2.7 Den dataansvarlige bekræfter, at databehandleren har givet de relevante garantier, for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de registreredes rettigheder og deres personoplysninger, ved indgåelse af denne databehandleraftale.

3. Databehandleren handler efter instruks

3.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU- eller national ret, som databehandleren er underlagt. Ved at indgå denne databehandleraftale instruerer den dataansvarlige databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:

3.1.1 i overensstemmelse med gældende lovgivning;

3.1.2 for at opfylde sine forpligtelser i henhold til Culturequests betingelser for brug af applikationen;

3.1.3 som yderligere specificeret ved den dataansvarliges normale brug af applikationen;

3.1.4 som beskrevet i denne databehandleraftale.

3.2 Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks vurderes at være i strid med gældende databeskyttelseslovgivning eller anden EU- eller national ret.

4. Behandlingssikkerhed

4.1 Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau. Dette sker i form af implementering af relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger. Implementeringen sker under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig og omkostningerne ved implementeringen samt omfanget, konteksten og formålet med behandlingen for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, der imødekommer den risiko og kategorien af personoplysninger, der skal beskyttes.

4.2 Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt – og kun i et nødvendigt omfang. Fortrolighedspligten skal ligeledes gælde efter ophør af databehandleraftalen.

4.3 Culturequest har implementeret flere sikkerhedsforanstaltninger og interne databeskyttelsespolitikker med henblik på at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtighed og adgang til personoplysninger. Dette omfatter blandt andet følgende foranstaltninger:

4.3.1 Risikovurderinger af eget sikkerhedsniveau med henblik på at sikre at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger, herunder i henhold til GDPR art. 32 om behandlingssikkerhed samt GDPR art. 25 vedrørende privacy by design og default.

4.3.2 Effektiv kryptering ved overførsel af personoplysninger via internettet.

4.3.3 Løbende awareness træning til alle medarbejdere med fokus på it-sikkerhed og behandling af personoplysninger.

4.3.4 Ekstern adgang til systemer og databaser der bruges til at behandle persondata sker udelukkende gennem en indbygget firewall.

4.3.5 Begrænsning i adgangen til personoplysninger til de relevante personer der skal til for at overholde krav og forpligtelser i databehandleraftalen.

4.3.6 Etablerede kontroller til at identificere og rapportere eventuelle brud på persondatasikkerheden.

4.3.7 Udførelse af sårbarhedsscanninger og penetrationstests på regelmæssig basis for at sikre, at tekniske foranstaltninger implementeres og testes.

4.3.8 Implementerede procedurer der sikrer, at ændringer i systemer, databaser og netværk sker konsekvent for at sikre vedligeholdelse.

5. Anvendelse af underdatabehandlere

5.1 Som en del af driften af Culturequest anvender databehandleren underdatabehandlere. Denne databehandleraftale udgør den dataansvarliges forudgående generelle skriftlige godkendelse af databehandlerens brug af underdatabehandlere. Sådanne underdatabehandlere kan være tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS. Databehandlerens underdatabehandlere er oplistet i den til enhver tid gældende Bilag B.

5.2 Databehandleren sikrer, at dennes underdatabehandlere overholder tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i denne databehandleraftale. Den dataansvarlige skal orienteres senest 30 dage inden, databehandleren tager en ny underdatabehandler i brug. Den dataansvarlige har ret til at protestere imod en ny underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den dataansvarlige adgang til databehandlerens databeskyttelsesvurdering og udarbejdede dokumenter om brug af underdatabehandleren. Hvis der herefter fortsat er uenighed om anvendelsen af underdatabehandleren, kan den dataansvarlige opsige sit abonnement med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den dataansvarliges personoplysninger ikke behandles af den pågældende underdatabehandler.

6. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

6.1 Enhver overførsel af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation forudsætter indgåelse af EU Kommissionens Standardkontraktbestemmelser (EU SCC’s) eller et andet gyldigt overførselsgrundlag. Den dataansvarlige giver databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af personoplysninger til et tredjeland på vegne af den dataansvarlige.

7. Bistand til den dataansvarlige

7.1 Databehandleren skal, så vidt det er muligt, bistå den dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger under hensyntagen til behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, for at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

7.2 Databehandleren bistår den dataansvarlige med overholdelse af GDPR art. 32-36, herunder blandt andet behandlingssikkerhed, anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden og underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren.

7.3 Databehandleren må ikke besvare anmodninger fra registrerede, medmindre databehandleren er autoriseret af den dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren videregiver ikke information om denne databehandleraftale til statslige myndigheder såsom politiet, herunder personoplysninger, medmindre databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen i form af en retskendelse eller lignende.

7.4 Endvidere skal databehandleren så vidt det er muligt og lovligt underrette den dataansvarlige såfremt:

7.4.1 En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra den registrerede;

7.4.2 En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet, medmindre databehandleren instrueres i ikke at underrette den dataansvarlige.

7.5 Hvis den dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan databehandleren behandler personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende databeskyttelseslovgivning, må databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.

8. Underretning om brud på persondatasikkerheden

8.1 Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, som involverer persondata, databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige. Dette således, at databehandleren understøtter den dataansvarlige i dennes videre forpligtelse herfor.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 antal timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

8.2 Databehandleren skal underrette den dataansvarlige via den kontaktperson, som er oplyst i databehandleraftalen, hvis databehandleren bliver bekendt med en sikkerhedsbrist.

9. Returnering og sletning/anonymisering af data

9.1 Den dataansvarlige har mulighed for at få sin data returneret (eksporteret) i forbindelse med ophør af et Culturequest abonnement. Efter ophør af abonnementet vil databehandleren slette/anonymisere alle personoplysninger, som databehandleren har behandlet på vegne af den dataansvarlige. Dette sker i overensstemmelse med gældende betingelser.

10. Revision, herunder inspektion

10.1 Den dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af databehandlerens forpligtelser i henhold til databehandleraftalen.

10.2 Såfremt det foreslåede omfang for revisionen følger en ISAE 3000, ISO eller lignende erklæringsrapport udført af en kvalificeret tredjepartsrevisor indenfor de forudgående tolv måneder, og databehandleren bekræfter, at der ikke har været nogen materielle ændringer i de foranstaltninger, som har været under revision, skal den dataansvarlige acceptere denne revision i stedet for at anmode om en ny revision af de foranstaltninger, som allerede er dækket.

10.3 Såfremt databehandlerens assistance i forbindelse med revision overskrider den almindelige service, som databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes dette særskilt.

11. Ikrafttræden og ophør

11.1 Denne databehandleraftale er gældende, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges brug af Culturequest applikationen.

11.2 Databehandleren er berettiget til at beholde personoplysninger efter ophør af databehandleraftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i databehandleraftalen.

12. Ændringer til databehandleraftalen

12.1 Den gældende version af databehandleraftalen vil til enhver tid kunne tilgås på hjemmesiden. Væsentlige ændringer varsles 30 dage inden de træder i kraft via email. Brug af Culturequest applikationen efter opdateringen udgør en accept af databehandleraftalen.

13. Ansvar

13.1 Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne databehandleraftale reguleres af ansvars- og erstatningsbestemmelserne i betingelserne for Culturequest applikationen. Dette gælder ligeledes for enhver overtrædelse, som foretages af databehandlerens underdatabehandlere.

13.2 Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Lovvalg og værneting

14.1 Denne databehandleraftale er underlagt dansk ret og enhver tvist, der udspringer af denne databehandleraftale, skal anlægges ved Byretten i København.

Bilag A – Kategorier af personoplysninger og registrerede

A) Kategorier af personoplysninger

Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af personoplysninger, der behandles i Culturequest applikationen, men kan blandt andet omfatte:

Navn
E-mailadresse
Fødselsdato
Køn
Arbejdssted
Telefonnummer
Afdeling
Besvarelser
Kommentarer

I tillæg til ovenstående kan særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) blive behandlet af databehandleren, i det omfang den dataansvarlige behandler sådanne oplysninger i Culturequest applikationen. Dette er dog udenfor databehandlerens kontrol.

B) Kategorier af de(n) registrerede

Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af registrerede, der behandles i Culturequest applikationen, men kan blandt andet omfatte:

Den dataansvarliges medarbejdere
Den dataansvarliges kontaktpersoner
Evt.

Bilag B - Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

Oversigt over underdatabehandlere til Culturequest

Culturequest anvender underdatabehandlere til at behandle persondata. Disse underdatabehandlere er typisk leverandører af cloud tjenester eller andre IT hosting ydelser. Vi sikrer selvfølgelig, at der bliver indgået databehandleraftaler med alle vores underdatabehandlere med henblik på at beskytte dine persondata bedst muligt.

Hvis underdatabehandlere er placeret uden for EU, sørger vi for at have et gyldigt overførselsgrundlag på plads ved blandt andet at indgå EU’s standardkontraktbestemmelser(SCC). Under hver kategori kan du læse hvilken data vores underdatabehandlere får adgang til, hvad formålet er, hvor data er opbevaret og hvad overførselsgrundlaget er, såfremt data overføres til tredjelande.

Underdatabehandler	Produkt	Lokation	Formål
Amazon Web Services	AWS	USA	AWS hoster Culturequest applikationen og database servere.
MongoDB	MongoDB	USA	MongoDB hoster Culturequest applikationen database servere.
Okta, Inc.	Auth0	USA	Auth0 understøtter login og adgang til culturequest applikationen.
Intuit, Inc.	Mailchimp	USA	Mailchimp understøtter dele af afsendelse af emails genereret gennem Culturequest applikationen.
Twilio	SendGrid	USA	SendGrid understøtter dele af afsendelse af emails genereret gennem Culturequest applikationen.
EasyPractice	Terapeut Booking	Danmark	Terapeut Booking understøtter booking platform gennem Culturequest applikationen.

Databehandleraftale